RGPD et renouvellement du consentement de vos contacts

Dans votre démarche RGPD, vous n'êtes pas dans l'obligation de demander à vos contacts de renouveler leur consentement si celui-ci a déjà été donné et que vous en avez déjà une trace :

VOTRE CONTEXTE

ACTIONS A MENER

@ de particuliers (b2c) : Vous disposez de la trace du consentement, c’est-à-dire que vous pouvez documenter les données personnelles en indiquant : Origine de la collecte ; Date / période de la collecte.

@ de professionnels (b2b) : Vous ne disposez pas / plus de traces du consentement initialement donné mais vos contacts sont des professionnels et vous les prospectez par email selon les règles établies par la Cnil.

Vous n’avez rien à faire sauf si vous souhaitez rappeler à vos contacts que leurs données personnelles sont entre de bonnes mains et/ou qu’il est intéressant de mettre en avant vos engagements de confidentialité.

@ de particuliers (b2c) : Vous ne disposez pas / plus de traces du consentement initialement donné mais vous l’avez collecté conformément aux règles établies par le RGDP.

Vous devriez :

– Supprimer les contacts inactifs (non cliqueurs, non ouvreurs depuis 13 mois) de vos précédentes opérations.

– Envisager l’envoi d’une opération sur les actifs restant pour leur demander de renouveler leurs consentements initialement donnés.

Bien évaluer la nécessité de cet envoi avant de l’initier.

@ de particuliers (b2c) : Vous ne disposez pas / plus de traces du consentement initialement donné et vous avez des doutes quant à la validité du consentement…

Vous devez supprimer ces contacts qui n’auraient jamais dû être présents dans la Base de contact de votre compte.

 

Demander à vos contacts de renouveler un consentement précédemment donné

Voici un exemple de méthode que vous pouvez mettre en production depuis votre compte Message Business :

 

ETAPE 1 : Dans Contacts > Editer les champs, créez un nouveau champ que vous appellerez comme vous voulez, et qui concernera les personnes souhaitant continuer de recevoir vos emailings. Dans notre exemple, nous appellerons ce champ « RGPD-OPT-OUI » :

Notez le N° d'identifiant du champ affiché dans le code de personnalisation du champ crée: 32 dans notre exemple de champ ci-dessus (correspondant **MB_32_RGPD-OPT-OUI**). Ce numéro sera spécifique a votre compte (ce ne sera pas forcément 32 mais c'est normal).

ETAPE 2 : Créez une page d’atterrissage (landing page) dans Opérations > Pages web > Nouveau et publiez la. 
Cette page sera celle sur laquelle votre destinataire sera redirigé lorsque que celui-ci aura cliqué dans votre prochain emailing sur un bouton Oui, je veux continuer à recevoir vos emails.

  • Sur la page sommaire de la page web, copiez le lien url de la page web et gardez-le de côté 

ETAPE 3 : Créez une nouvelle opération dans Opérations > Emailing > Nouveau dans laquelle vous expliquerez en quelques détails le but de votre démarche et de l'engagement que vous prenez en cas d'inactivité du destinataire (par exemple, le désabonnement ou la suppression des données du contact):

  • Ajoutez au contenu de l'emailing un bloc bouton avec par exemple « Oui, je veux continuer à recevoir vos emails »,

 

  • Collez l'url de votre page web précédemment copiée en tant que lien sur le contenu du bouton « Oui, je veux continuer à recevoir vos emails », en ajoutant à la fin de l'url  : ?setmb_N°ID-DU-CHAMP=Texte-à-renseigner-dans-le-champ  pour obtenir dans notre exemple l'url : https://public.message-business.com/page/44262/54/page.aspx?setmb_32=RGPD-OPTOUI

Avec ce paramètre d'url ainsi spécifié, les cliqueurs sur le bouton se verront redirigés vers la Page Web de confirmation de renouvellement et attribuer automatiquement la valeur RGPD-OPTOUI dans le champ « RGPD-OPT-OUI » les concernant dans la base de contact. Cette attribution de valeur ne sera effective qu'une fois l'opération validée, la valeur ne sera pas attribuée dans le cas d'envois de test d'affichage de l'emailing.

  • Enregistrez, sélectionnez les destinataires, testez et validez votre opération.

Vous pouvez effectuer une relance sur les non ouvreurs de cette opération à j+3 par exemple. Cette relance sera leur dernière chance de rester abonné ou dans la base de contacts (conformément à votre engagement). 

ETAPE 4 : 48 heures après l'envoi de l'ultime relance (ou d'un temps suffisant pour laisser les destinataires d'agir ou non),

Créez une recherche ayant pour critères :

  • les destinataires de vos opérations de demande de renouvellement de consentement,

et

  • qui ont une valeur non renseignée dans le champ créé.

Exportez cette recherche pour ensuite (en fonction de ce vous aurez indiqué dans le contenu des emailings concernés) :

ou 

Si vous souhaitez lister les contacts ayant cliqué sur le bouton de revalidation du consentement, créez une recherche ayant pour critères les contacts ayant dans le champ « RGPD-OPT-OUI » (ou le nom que vous aurez donné lors de la création du champ concerné) une valeur égale à « RGPD-OPTOUI » (ou à celle que vous aurez édité dans le lien de l'url du bouton pointant sur la page web).