Importez et gérez votre Base Contacts

Importez vos Contacts dans Message Business afin de leur envoyer vos opérations de Marketing Direct.

La gestion de votre Base Contacts sous Message Business requiert une analyse préalable de vos besoins et de vos objectifs. Vous serez ainsi en mesure de définir les informations contacts qui vous seront nécessaires pour la mise en place de vos opérations de Marketing Direct.

Vous pourrez effectuer autant d'importations que souhaité dans votre base Message Business, ce qui vous permettra de :

  • Créer de nouveaux contacts, 
  • Mettre à jour les informations des contacts existants.

Concevoir votre fichier contacts

Analyse de vos besoins

Afin de mettre en place votre fichier CSV, il vous sera nécessaire de déterminer les différentes actions marketing que vous souhaitez mettre en place. Cette analyse vous permettra d'identifier les informations contacts qui vous seront nécessaires afin de :

  • ordonnancer les informations de vos contacts notamment en créant des champs personnalisés pour gérer les données de vos contacts,
  • segmenter vos Base Contacts en groupes de contacts définis pour les envoyer des campagnes ciblées en fonction de vos destinataires, 
  • personnaliser vos opérations, notamment Emailings, avec les informations de vos contacts.

Lors de cette phase d'analyse, vous serez donc amener à vous poser différentes questions, comme celles référencées dans le tableau ci-dessous.

Exemples de questionsExemples de réponses

Quels sont les objectifs de mes opérations ?

Fidéliser et/ou Acquérir.

Qui sont les contacts que je vais solliciter ?

Des nouveaux clients, des anciens clients, des prospects, des partenaires, des membres, …

Comment ai-je collecté leur consentement préalable à mes sollicitations ?

Lors d’une rencontre professionnelle, d’une inscription sur le site web, d’une acquisition d’adresses, …

Est-ce que j’ai besoin de différencier des segments de contacts pour adapter mes opérations spécifiques de marketing électronique à chaque cible ?

Envoyer notre newsletter à nos «abonnés», des SMS de notification à nos «Clients», nos communiqués à nos «Journalistes», …

Quelles sont les informations de qualification de contact dont je dispose pour segmenter et/ou personnaliser mes opérations ?

Prénom, nom, type de contact, numéro d’abonné, …

Quelles sont les autres informations que je vais devoir qualifier avant ou après l’import ?

Classification de l’activité de la société du contact, mise à jour de l’adresse postale, numéro de téléphone mobile,…

Est-ce que je dois faire régulièrement des imports et des exports de ma base de contacts sur mon compte Message Business vers une autre base de contacts ?

Extraire des contacts de notre outil CRM pour les importer sur notre compte Message Business puis réimporter sur notre outil CRM, …

Les réponses à ces questions vont vous permettre d’établir la manière dont vous devez structurer les colonnes de votre fichier d’import, afin d’y renseigner les informations de contacts à importer dans la base de contact de votre compte sur Message Business.

Par exemple, vous disposez de 3 catégories de contacts : Clients, Prospects et Partenaires. Vous souhaitez envoyer des opérations distinctes à chacune de ces catégories et vos opérations avec les noms et prénoms de vos contacts ainsi que la signature de leur contact commercial. 

Votre fichier contact devra donc comporter les informations gérant la catégories à laquelle les contacts appartiennent, leur nom, leur prénom et le nom de leur contact commercial.

Création de votre fichier contact

Afin d'importer vos fichiers contacts dans votre compte Message Business, vous devrez les créer au format CSV ou Txt à partir du tableur utilisé (Excel, Open Office Calc, …). 

Enregistrer votre fichier au format CSV ou Txt sous Excel :

  1. Créez votre fichier sous Excel en mettant chaque type de donnée dans une colonne spécifique,
  2. Dans Fichier, cliquez sur Enregistrer sous,
  3. Nommez votre fichier sans espaces, accents ou majuscules,
  4. Dans le menu déroulant Type de la boite d’enregistrement, sélectionnez soit le format CSV (séparateur : point-virgule) (*.csv) sous PC, ou CSV (Windows) pour les Macs, soit le format Texte (séparateur : Tabulation) .txt.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Enregistrer votre fichier au format CSV depuis OpenOffice.org Calc

  1. Créez votre fichier de données dans OpenOffice.org Calc en mettant chaque type de donnée dans une colonne spécifique,
  2. Cliquez sur Fichier > Enregistrer Sous,
  3. Nommez le fichier, choisissez le format Texte CSV (.csv), puis cliquez sur Enregistrer,
  4. Une fenêtre de dialogue s’affiche, cliquez sur Conserver le format actuel,
  5. Dans la fenêtre Export de fichiers texte, dans la zone Jeu de caractères, sélectionnez l'encodage Unicode (UTF-8),
  6. Pour Séparateur de champ, sélectionnez la valeur point-virgule,
  7. Ensuite dans le champ Séparateur de texte, supprimez les guillemets,
  8. Cliquez sur Ok : votre fichier est enregistré au format CSV et vous pourrez l’importer dans la base Message Business.

Pour optimiser les conditions d'import, nous recommandons que votre fichier CSV respecte les conditions suivantes :

  • chaque type de donnée doit être dans une colonne spécifique (les données ne doivent pas être regroupées dans une seule et même colonne),
  • il ne doit pas y avoir de séparateur à la fin de chaque donnée (point-virgule, guillemets, virgule, etc.),
  • le nom du fichier ne doit comporter aucun espace ou caractères spéciaux,
  • le poids du fichier soit de 16 Mo au maximum.
  • enregistrer le fichier en UTF-8 pour conserver les caractères spéciaux. Pour ce faire, deux possibilités :
Possibilité 1 :  paramétrez l'encodage dans un fichier .txt

– Enregistrez votre fichier Excel au format Texte Unicode (.txt)
– Ouvrez le fichier txt avec un outil tel que Notepad++ pour enregistrer l'encodage du fichier txt en UTF-8.
– Importez le fichier Texte dans Message Business. 

Possibilité 2 : paramétrez l'encodage dans Excel

– Gérer l’encodage directement dans Excel en passant par « Enregistrer sous » / Outils / Options Web puis onglet Codage et sélectionner du format d’encodage :

encodage-utf8-excel

Exemple de mise en page incorrecte du fichier CSV

Exemple de mise en page correcte du fichier CSV

import-exemple-mauvais-fichier

import-exemple-bon-fichier

 

Importer vos fichiers contacts

Avant d'importer votre fichier de contacts, vous pouvez modifier la clé d'unicité de votre compte qui permettra de gérer les doublons de votre Base. Par défaut la clé d'unicité de votre compte est l'Adresse email de vos contacts. Vous pourrez par ailleurs effectuer autant d'importations que souhaité sans aucun coût supplémentaire.

A chaque importation :

  • les nouveaux contacts seront enregistrés dans la Base,
  • les informations des contacts existants seront mises à jour.

Pour définir que la clé d'unicité de votre base Contacts soit le numéro SMS de vos contacts, allez dans Plus > Vos paramètres > Base Contacts ou dans Votre Compte > Vos Paramètres > Paramètres de la Base Contacts.

Dans la rubrique Clef d'unicité et gestions des doublons dans la base contact, sélectionnez la clé d'unicité souhaitée.

 Définir la clé d'unicité de sa Base Contacts

Pour importer vos contacts dans Message Business, vous disposez des solutions suivantes :

Import manuel de contacts individuels

Pour importer manuellement un contact individuel :

  1. Cliquez sur Contacts > Ajouter un contact,
  2. Renseignez les différentes données du contacts dans la rubrique Informations en indiquant a minima le champ de la valeur d'unicité (Adresse Email par défaut),
  3. Cliquez sur Enregistrer le contact pour qu'il soit sauvegardé dans la Base.

Import manuel de fichiers de contacts au format CSV

 Pour importer manuellement votre fichier CSV dans votre compte Message Business, rendez-vous dans Contacts > Importer, puis cliquez sur l'onglet Lancer une nouvelle importation.

Importez vos contacts

En étape 1, nommez votre import, puis cliquez sur Parcourir pour sélectionner votre fichier CSV, puis sur Télécharger.

Sélectionnez le séparateur afin que chaque information soit dans une colonne spécifique. Par défaut, le séparateur utilisé est le point-virgule,

Définissez l'Action à mener avec le fichier, puis cliquez sur Passez à l'étape suivante.

Etape 1 de l'import

En étape 2, procédez à la mise en correspondance de vos informations contacts avec les champs contacts disponibles sur votre compte.

A cette étape, vous pourrez également Ajouter un nouveau champ dans votre compte. Pour la mise en place de vos nouveaux champs contacts, n'hésitez pas à consulter notre article sur l'édition de nouveaux champs contacts.

Vous pourrez également le cas échéant ajouter une valeur absente de votre fichier d'import afin de la mettre en correspondance avec le champ contact de votre choix.

Etape 2 de l'import

Etape 3, vous prévisualiserez les informations importées et leurs correspondances avec les champs contacts de votre compte. Cliquez sur Passer à l'étape suivante pour lancer l'importation de votre fichier si la prévisualisation correspond à vos besoins ou revenez en arrière pour modifier les différents paramètres de votre import. 

Vous serez alors redirigez vers le tableau reprenant l'historique de vos imports qui vous permettra de suivre l'évolution de votre import en cours.

Etape 3 de l'import

Import automatisé de fichiers de contacts au format CSV via FTP

L’automatisation des imports s’adresse aux clients souhaitant synchroniser la base de contact de leur compte sur Message Business avec un fichier d’import automatiquement extrait de leur système d’information, et ce sans passer par une importation manuelle.

Ce mode d’importation fonctionne sur le dépôt du fichier d’import au format CSV sur le site FTP du client et que Message Business vient récupérer à intervalles définis avant d’effectuer l’importation du fichier d’import au format CSV dans la base de contact du compte Message Business du client.

Comment automatiser l'importation de vos fichiers CSV ?

  1. Sur votre compte, dans Plus ou Votre compte, cliquez sur Vos crédits en cours, puis sur l'onglet Autres prestations disponibles. Dans la rubrique Service technique, achetez l'option Intervention technique (149€HT),
  2. Créez votre fichier CSV à importer en fonction du contexte des opérations à mener depuis votre compte Message Business,
  3. Réalisez une première importation manuelle du fichier d’import au format CSV (vous pouvez n'avoir que quelques lignes) et indiquez les correspondances à effectuer.
  4. Cet import initial terminé, contactez le Service Support de Message Business (support@messagebusiness.com) afin de leur indiquer :
  • Le nom et le N°de votre compte Message Business,
  • Le nom et la date de l’import initial (dont la structure de fichier CSV servira de modèle pour les prochains imports, une fois l’automatisation terminée),
  • Les login / mot de passe du serveur FTP et l’adresse où sera déposé les prochaines versions du fichier d’import au format CSV,
  • La date à laquelle le fichier d’import sera déposé sur le serveur FTP,
  • Le nom du fichier CSV à importer (les prochains fichiers à importer devront conserver le même nom).

  5.  A la réception de vos informations, l’équipe des opérations de Message Business met en place :

  • Le rapatriement de votre fichier d’import depuis votre serveur FTP,
  • La procédure d’import automatisé dans la Base Contacts de votre compte Message Business.

Par la suite, vous serez informé de la mise en place de la procédure d'automatisation de vos imports. Celui-ci se fait ensuite champs à champs, en reprenant la structure et les paramètres de l'import initial (mise en correspondance des champs, options gestion des erreurs, etc…). Aussi, il est à considérer que la structure du fichier d’import ayant servi de modèle ne doit pas être modifiée. En cas de modification sur cette structure, l’intervention donnera lieu à un nouveau paiement de l’option Intervention technique.

L'import automatisé est ensuite référencé dans Contacts > Importer à la place de l'import initial utilisé pour la mise en place.

 

Segmenter votre Base Contacts

La mise en place de segments vous permettra de créer des groupes de contacts que vous sélectionnez pour cibler vos opérations de Marketing Electronique. Ainsi, vous adapterez et personnaliserez votre message en fonction de chacune de vos catégories de contacts.

Segmentez vos contacts

Pour créer vos segments :

  1. Rendez-vous dans Contacts > Segmenter,
  2. Cliquez sur Créer un nouveau segment,
  3. Nommez votre segment,
  4. Cliquez sur l'onglet Ajouter un critère > Définissez votre critère > Ajouter /mettre à jour le critère (réitérez cette opération pour chaque critère que vous souhaitez mettre en place),
  5. Si vous avez plusieurs critères, indiquez si les contacts doivent répondre à Tous les critères ou uniquement à Un des critères pour appartenir à la liste,
  6. Cliquez sur Enregistrer le segment pour sauvegarder votre segment,
  7. Cliquez sur le bouton Consulter les contacts du segment afin de lancer le calcul.

Lors de la mise en place de chaque critère, vous pourrez sélectionner l'un des types de critères suivants :

  • Information d'un contact : votre critère se réfère à un des champs contacts de votre Base tels que le Nom, la Raison sociale ou encore le Type de contact.
  • Correspondance avec une opération : votre critère se base sur les données disposnibles suite à l'envoi d'une opération. Cette option vous permettra notamment de créer des segments en fonction des opérations pour lesquelles ils ont été ou non destinataires.
  • Correspondance avec un segment : votre critère fait appel à un autre segment disponible sur votre compte. Vous pourrez alors combiner des segments afin de regrouper dans un même segment plusieurs groupes de contacts.
  • Comportements d'un contact : votre critère s'appuie sur le comportement des contacts. Vous l'utiliserez notamment pour la mise en place de segments sur les ouvreurs ou cliqueurs de vos différentes campagnes.

 

Gérer vos désabonnés et adresses invalides

Les contacts désabonnés et invalides référencés dans la Base Contacts de votre compte Message Business sont gérés automatiquement par la plateforme. En fonction de leur statut, ces contacts seront donc écartés de tous vos envois même si vous sélectionnez pour envoi un segment ou un import auquel ils appartiennent.

Vous pouvez consulter la liste de ces contacts via les segments Désabonnés et Mauvaises adresses pour vos contacts Emailings et via les segments Désabonnés SMS et Mauvais numéros SMS pour vos contacts SMS.

Message BusinessAttention

Afin de ne pas perdre la qualification en désabonnement ou en invalide de vos contacts et bénéficier ainsi de la gestion automatisée, nous vous recommandons de ne pas supprimer des contacts de votre compte Message Business et de procéder à un export total de votre Base avant toute suppression.

Par ailleurs, la bonne gestion des contacts désabonnés et invalides est soumise à l'acceptation ou non des doublons lors de vos imports. Dans ce sens, nous vous conseillons de toujours refuser les doublons lors de vos imports.

 

Dédoublonner votre Base Contacts

Gérez vos contacts en doublons

La gestion des doublons dans votre compte Message Business constitue une étape clé dans la bonne gestion de votre Base Contacts.

Un doublon est une fiche contact qui a la même clé d'unicité (Adresse Email, Numéro SMS, …) qu’une autre fiche contact de la base. En cas d’acceptation des doublons, plusieurs fiches contacts vont donc être créées avec la même clé d'unicité.

Or, l'acceptation de doublons peut induire des problèmes de gestion dans la Base Contacts, à savoir :

  • L'envoi des opérations en plusieurs exemplaires vers un même contact, ce qui peut favoriser le désabonnement du contact,
  • L'enregistrement du désabonnement sur une seule fiche contact : de ce fait, le contact sera toujours destinataire des opérations via les fiches doublons sur lesquelles il n'est pas désabonnés
  • La consommation de crédits supplémentaires en fonction du nombre de doublons acceptés dans la Base : en effet, chaque doublon consomme un crédit d’envoi.

Aussi, pour éviter la création de ces doublons tout en mettant à jour une base contacts, lors de l'étape 1 de chaque import, nous vous recommandons de sélectionner l’option Refuser les doublons et remplacer les informations de la base par celles de votre fichier.

Message BusinessAstuce

Pour éviter l'import de doublons, vous pouvez également écarter cette option en vous rendant dans Plus > Vos paramètres > Base Contacts ou dans Votre Compte > Vos Paramètres > Paramètres de la Base Contacts.

Dans la rubrique Clef d'unicité et gestions des doublons dans la base contact, cochez Ne pas accepter de doublons du critère d’unicité dans la Base Contact (recommandé).

parametre_base_contacts_nepasaccepterdoublons

Recherchez et supprimez les doublons de votre Base Contacts

Afin de déterminer si des doublons sont présents dans votre compte Message Business, rendez-vous dans Contacts > Dédoublonner, puis cliquez sur Effectuer un nouvel export de doublons.

Gérez les doublons de votre base contacts

Indiquez ensuite :

  1. Le nom de votre export de doublons,
  2. Les champs contacts que vous souhaitez exporter,
  3. La procédure à appliquer en cas de présence de doublons. A cette phase, vous pourrez opter pour l'une des options suivantes :
  • Conserver tous les doublons : dans ce cas, aucun doublon ne sera supprimé.
  • Conserver dans la base que le premier contact en doublons (le plus ancien) : vous conserverez toutes les informations spécifiques à la fiche contact qui a été la première importée. Les contacts en doublons suivants et leurs informations seront effacées définitivement.
  • Conserver dans la base que le dernier contact en doublons (le plus récent) : vous conserverez toutes les informations spécifiques à la fiche contact qui a été la dernière importée. Les contacts en doublons précédentes et leurs informations seront effacées définitivement.
  • Supprimer tous les contacts en doublons dans la base : tous les contacts en doublons et leurs informations sont purgées définitivement de la base.

 

Exporter vos Contacts

Pour obtenir un fichier regroupant une liste de contacts, consultez notre article sur l'export des contacts depuis Message Business. Comme pour les importations, vous pourrez procéder gratuitement à autant d'exportations que souhaité à partir de votre compte Message Business.

 

Supprimer vos contacts

Pour supprimer une partie ou la totalité de vos Contacts sur votre compte Message Business, consultez notre article sur la suppression des contacts.