Découvrir votre Base Contacts

5 minutes pour découvrir votre Base Contacts

Vous êtes un novice en marketing électronique et/ou vous débutez dans votre utilisation de Message Business pour mener à bien vos opérations ?  Voici quelques conseils de bons sens pour gagner en efficacité.
Une Base Contact pour quoi faire ?

La Base Contact a deux grands usages :

1) Centraliser tous les contacts auprès desquels vous voulez mener des opérations. Cette centralisation s'effectue :

•      Par un ou plusieurs importations de fichiers externes (au format CSV)




•      Par des formulaires de contact sur le Web qui alimentent votre Base (inscription à une newsletter par exemple)

2) Segmenter vos Contacts à partir de différents critères :

   

•  Vos propres catégories de classification propres à votre métier




•      Les comportements et l'activité de vos Contacts face à vos précédentes opérations (ont-ils ouvert votre précédent Emailing par exempl

e)


Préparer les informations avant de les importer dans Message Business  !

Avant de vous lancer et nouer des relations fructueuses avec vos différents publics cibles, assurez-vous d'avoir valider ces différentes étapes. Elles peuvent vous sembler contraignantes mais vous gagnerez du temps après :

Rassembler tous vos contacts existants : documents bureautiques, carnets d'adresse Outlook, base de données... Vos contacts sont probablement dispersés. Centralisez-les autant que possible. Soit dans votre logiciel de gestion de la relation client, soit dans une feuille Excel ou tout autre système informatique. Vérifiez néanmoins que le système choisi permet d'exporter au format CSV.

Le format CSV est le format universel reconnu par Message Business (sous Excel il suffit d'enregistrer sous et de choisir le format CSV) et la plupart des logiciels et progiciels de la relation client proposent des exports facilités vers ce format.

Vous assurer du consentement de vos cibles :

- en B to C (c'est-à-dire quand votre activité est destinée aux particuliers) vos cibles doivent avoir préalablement accepté de recevoir des informations venant de vous (par exemple ce consentement se fait lors d'une commande ou peut avoir été donné au propriétaire d'un fichier que vous avez loué).

- en B to B (c'est-à-dire quand votre activité est destinée aux professionnels) vous pouvez envoyer des messages Email dans les entreprises sans le consentement des destinataires, sous réserve que le message concerne la fonction et le secteur que vous ciblez. A utiliser avec modération néanmoins car nombre de destinataires, même en entreprise, peuvent se sentir « agressés » par des messages en provenance d'expéditeurs non sollicités.

Organiser et segmenter préalablement : profitez des outils comme Excel pour mettre de l'ordre dans vos données. Normalisez les intitulés, créez des familles de clients, de cibles, ...
Anticipez au maximum les futurs ciblages que vous aurez à opérer ultérieurement. Des données « propres » et structurées vous faciliteront grandement la suite des opérations.

Déterminer les process de mise à jour des informations : déployez des Formulaires Web Message Business pour directement injecter des données dans votre Base Contacts et identifiez les autres sources de données dans votre organisation pour qu'elles soient périodiquement intégrées dans votre base Message Business.

Dans Message Business : votre premier import

Votre premier import va être l'occasion d'intégrer l'ensemble de vos données de départ dans Message Business. Cette opération peut prendre un certain temps. Elle est à mener avec attention.

1. Faites correspondre les champs de votre base avec ceux de Message Business...

Autant que possible préférez les champs par défaut de Message Business (nom, prénom, adresse, téléphone, ...). Cela facilitera les opérations de personnalisation (par exemple un message de type Madame Prénom Nom). Si vous souhaitez intégrer des personnalisations particulières (par exemple Cher Monsieur le Président, il peut être plus simple de créer un colonne spécifique dans le fichier CSV que vous allez importer).

2. Créer des champs spécifiques en cas de besoin.

Pour vos segmentations spécifiques, vous pouvez créer des champs personnalisés dans la Base Contacts Message Business. Vous pouvez nommer ces champs comme vous le souhaitez. Réfléchissez aux types de champs à choisir (liste, numérique etc) pour ensuite segmenter aisément. Voici la liste des différents types de champs que vous pouvez choisir :
- texte : les champs texte permettent d'indiquer une valeur texte
- nombre : pour des champs qui comporteront des nombres - ex : taille d'entreprise
- date : pour des champs qui comporteront des dates - le format de la date à remplir sera à indiquer
- liste à choix multiple : pour des champs où la ou les valeurs seront choisie(s) parmi une liste de cases à cocher. Dans la fiche contact les valeurs choisies seront indiquées par des cases cochées.
- liste à choix unique : pour des champs où la valeur choisie sera unique et choisie dans une liste déroulante.


3. Soyez patients

En fonction de la taille de votre fichier, une opération d'import peut prendre entre 1 minute et plusieurs dizaines de minutes. Par ailleurs, si vous êtes très nombreux à effectuer cette opération simultanément un petit temps de latence  peut survenir. En cas de difficulté : contactez nous.


Utile : Pendant le processus d'importation de vos contacts dans votre Base de Contacts, vous pouvez réaliser d'autres opérations ou même quitter l'application ou éteindre votre ordinateur sans que cela ne perturbe l'opération.

Fiche 1.2.3...

- Importer sa base
- Créer un champ personnalisé

Dans Message Business : vos imports suivants

Lors de vos imports suivants vous aurez la possibilité de dédoublonner ou pas les nouveaux contacts. Un doublon correspond à 2 contacts disposant de la même adresse email.

Avantage de disposer de doublons : pouvoir communiquer sur des emails génériques partagées par plusieurs contacts. Ainsi chacun recevra une communication particulière.

Désavantage de disposer de doublons : vous risquer d'envoyer des Emailings en double ou en triple à la même adresse. Par défaut, nous vous recommandons de ne pas créer de doublons.

Un import peut être l'occasion de mettre à jour votre base de Contacts. En choisissant l'option "Refuser les doublons et remplacer les informations de votre base par celles de votre fichiers".

Dans Message Business : vos exports de contacts

Vous pouvez exporter dans un fichier CSV tout ou partie de votre base de contacts avec toutes les informations indiquées dans les champs par défaut de Message Business et les champs personnalisés. Vous pouvez par exemple exporter la liste des contacts des NPAI après avoir fait une recherche sur ses contacts.

Fiche 1.2.3....

- Exporter la totalité de sa base
- Exporter une liste de contacts

Dans Message Business : vos recherches de contacts

La fonction de recherche avancée de Message Business vous permet d'établir des listes de contacts selon les critères de
- champs de la base : champs par défaut de Message Business et les champs personnalisés
- un autre segment : établir une liste de contacts qui serait la somme d'autres segments
- une opération précédente : établir une liste de contacts sur qui vous avez mener un ou plusieurs actions précédemment
- comportements : établir des listes de contacts ayant réagi à vos actions (a ouvert, a cliqué, a visité)

Il est possible de faire des listes de contacts à partir de plusieurs critères, par exemple les contacts ayant cliqué au moins une fois suite à l'envoi de vos 2 derniers Emailings.

Dans Message Business : purger votre base de contacts

Vous avez la possibilité de supprimer tous les contacts de votre base, les segments et les champs personnalisés que vous avez créés. Cette manipulation est définitive, il est donc nécessaire d'opérer ce type d'action avec attention.